DICAS PARA ADMINISTRAR SUA CLÍNICA OU CONSULTÓRIO ODONTOLÓGICO

É comum dentistas optarem por abrir sua própria clínica. Quando isso acontece, eles ganham uma tarefa para a qual não estudaram: administrar seu consultório.


Fazer com que uma clínica ou um consultório venha a prosperar requer muito mais do que ser um bom profissional de odontologia.


A barreira de não ter estudado administração de empresas durante a graduação em odontológica não deve ser um empecilho para que os profissionais administrem corretamente o seu negócio.


Afinal, é possível que sejam feitos cursos e treinamentos complementares e a experiência adquirida do dia a dia também pode contribuir para que as melhorias sejam implementadas de maneira constante.


Para ajudar nessa missão a Distrimédica reuniu algumas dicas preciosas para você, dentista, que precisa administrar sua clínica ou consultório.


Essas dicas podem tornar o seu trabalho muito mais simples e menos estressante. Ficou interessando?

Quer saber quais são elas? Então vamos lá.

1. UTILIZE AGENDA ELETRÔNICA


A agenda tradicional de papel, além de não ser prática, pode gerar confusão, principalmente na hora de desmarcar consultas e/ou encaixar pacientes. A alternativa para isso é adotar um bom sistema informatizado, que facilite a organização dos horários e que possa ser visualizado até pelo smartphone ou pelo tablet.


A agenda sistematizada evita que a secretária cometa erros como marcar dois pacientes no mesmo horário, por exemplo. Além disso, os próprios profissionais podem acessar os seus horários de atendimento de qualquer local.


Além disso você terá acesso rápido aos dados dos pacientes e poderá verificar as prescrições realizadas anteriormente e o tratamento que está sendo oferecido. Assim, a consulta é mais direcionada, permitindo um atendimento mais eficaz. 


Outro ganho de qualidade importante é a otimização do tempo da sua secretária. Ela pode focar nos pacientes que estão na clínica e em realizar outras tarefas, deixando de perder tempo com a marcação de consultas.


2. CONTROLE OS RELATÓRIOS DE SUA CLÍNICA


É preciso que o dentista ou o gestor da clínica tenha os controles das atividades realizadas no consultório, como por exemplo, o controle dos convênios, checagem da quantidade de consultas realizadas, formas de pagamento e etc.


Esse controle pode ser realizado através de planilhas ou, dependendo do volume de atendimentos, é aconselhado a aquisição de software de gestão.


Os controles permitem acompanhar o desempenho financeiro e operacional da clínica, dando suporte de informações para tomadas de decisões.


3. CONTROLE SEU FATURAMENTO E SUAS DESPESAS


Controlar o faturamento diário é determinante para a gestão da sua clínica. Saber exatamente o quanto a clínica está gerando de faturamento permite que você tenha condições de planejar o fluxo financeiro do consultório.


Assim, é possível identificar as áreas que estão demandando mais recursos e aquelas em que os gastos podem ser reduzidos, aumentando a eficiência no uso dos recursos financeiros.


Outra dica importante é que você não retire dinheiro do caixa para os seus gastos pessoais. A ideia é que o dentista gestor da clínica tenha um salário mensal, previamente definido, e que utilize desse dinheiro para suas despesas.


Afinal, retirar dinheiro do caixa, por menor que seja a quantia, pode causar descontrole no fluxo de caixa do consultório.


4. USE OS DADOS A SEU FAVOR


Utilize as informações e dados da sua clínica para estratégias de marketing e, a partir disso, conquistar novos pacientes e fidelizar os existentes. Assim, é possível identificar o perfil de pacientes, a recorrência dos históricos e os tipos de reclamações mais realizadas a fim de realizar campanhas mais direcionadas.


Vale a pena lembrar que o marketing dentista-paciente é uma ferramenta utilizada para agregar valor ao paciente, além de também colaborar na organização da clínica ou consultório e trazer mais retorno para os sócios. Ou seja, podemos dizer que o marketing ajuda todos a se beneficiarem ao máximo com as estratégias adotadas.


5. CONECTE-SE AO SEU PACIENTE


Demonstrar que a clínica ou o consultório se importa com cada um de seus pacientes é uma ótima estratégia de fidelização. Utilize seus dados para enviar mensagens para relembrá-lo das datas de consultas e exames.


Tal prática também é útil para a clínica no que se refere a falta dos pacientes nas consultas. Isso porque muitas pessoas acabam faltando na consulta por esquecimento, pois todos têm uma rotina muito corrida e agitada na atualidade.


6. MARKETING É FUNDAMENTAL


“Quem não é visto, não é lembrado”, esse é um velho ditado que é sempre atual. Você precisa investir em marketing para que as pessoas conheçam a sua clínica ou consultório e se interessem em procurar os serviços que você oferece.


O marketing de conteúdo, ou seja, a produção de artigos, dicas, vídeos e outras informações em canais como blogs e redes sociais pode fazer com que você se torne uma autoridade em seu segmento de atuação.


7. TENHA UMA EQUIPE CAPACITADA


Todos os profissionais da sua clínica, como secretárias e técnicos precisam ser treinados e qualificados para saber lidar com os pacientes. Promover treinamentos e oferecer cursos pode ser uma boa ideia para capacitar a sua equipe.


8. ESCOLHA BONS FORNECEDORES DE SOFTWARE


Negociar com bons fornecedores é determinante para o sucesso da sua clínica ou consultório. Qualidade e eficiência no atendimento e prazo de entrega podem ser grandes diferenciais para controlar o custo dos insumos e materiais.


Tenha fornecedores parceiros do seu negócio, que entendam sua realidade e lhe ajudem na condução de suas atividades.

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SOBRE A DISTRIMÉDICA


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